Utilizar un software de gestión de activos puede ser clave para proyeger una empresa y no bajar la productividad. Es una herramienta que permite planificar, distribuir y dar seguimiento al trabajo y los bienes.
Por: Ing. Carlos Katcoff
Gerente ICM Ingeniería
En momentos de incertidumbre debemos proteger nuestras empresas y activos, buscando mantener la calidad de nuestros procesos a la vez que reducimos los costos. ¿Cómo reducir los costos de su planta con un software de gestión de activos? Teóricamente existe una herramienta para cada función que uno debe desempeñar. Y decimos teóricamente porque en la práctica muchas veces se utilizan herramientas que cumplen la función pero no fueron pensadas para esa tarea. Se puede utilizar Paint para editar fotos profesionales; se golpea un clavo con una pinza de costado como si fuera un martillo; o se utiliza una moneda como si fuera un destornillador. Ejemplos sobran. Aunque la tarea se cumpla, no siempre se hace de la forma más eficiente y se corren riesgos innecesarios.
En la gestión de mantenimiento, más del 90% de las empresas utilizan lápiz y papel, o planillas Excel, en lugar de la herramienta adecuada: un Software de Gestión de Activos.
También llamado CMMS, el software de gestión de activos permite a las empresas planificar, distribuir y realizar un seguimiento de la gestión de tareas asociadas a órdenes de trabajo. Optimizar la gestión y el mantenimiento de sus activos, incorporar tareas de mantenimiento preventivo, manejar niveles de inventario y gestionar stock y compras. Así las empresas ganan visibilidad de los costos y tiempos asociados a la gestión operativa para mejorar la toma de decisiones.
Generadores de costos
La falta de calidad en los datos, la ausencia de herramientas para informar en campo, y las deficiencias en la comunicación del equipo son algunos de los problemas a los que se enfrentan los líderes de mantenimiento que no cuentan con una plataforma de gestión adecuada.
Algunos otros factores generadores de costos son:
- A nivel procesos y gestión operativa. El tiempo de inactividad puede costar desde unos pocos miles hasta unos pocos millones de dólares cada año.
- A nivel ciclo de vida de los activos: Falta de herramientas para aumentar la disponibilidad, rendimiento y calidad de los activos. También la falta de capacidad para hacer monitoreo en base a condición de los equipos. El deterioro y averías de los activos, por falta de mantenimiento. Gran parte del ROI (Retorno de la inversión) de un software de gestión de activos radica en garantizar que las personas correctas tengan visibilidad de indicadores y alertas para que los activos obtengan el mantenimiento que necesitan en tiempo y forma.
- A nivel de inventario: Compra de repuestos de emergencia ante fallas inesperadas de los activos. Exceso de existencias, al no poder realizar un seguimiento del inventario. Falta de localización del inventario que aumenta el tiempo de inactividad y los costos laborales. Podemos gestionar inventario de herramientas y materiales, cuya trazabilidad ahorra muchos problemas como pérdidas, robos y sus costos asociados.
- A nivel trabajo: Averías o roturas no planificadas, mala calidad de los datos. Si para reportar problemas se depende de mails, chats o llamadas telefónicas, en lugar de utilizar un sistema integrado de tickets, se está perdiendo la posibilidad de generar una trazabilidad completa desde que se reporta la falla hasta que se resuelve. Tener un mantenimiento orientado más a correctivos que a preventivos o siempre estar “apagando incendios”. Está demostrado que es hasta tres o cuatro veces más costoso el mantenimiento correctivo que el preventivo.
Un Software para bajar costos
El Software de Gestión de Activos (EAM-CMMS) puede ayudarlo a reducir el tiempo de inactividad y los costos relacionado. Lo hace comprendiendo el costo de cada hora de inactividad y dando seguimiento al número de horas de inactividad antes y después de implementar un CMMS.
Se ahorra considerable dinero en la entrada de datos al utilizar software de gestión especializado. Mejora la calidad de los datos, su trazabilidad y la asignación de tareas se hace de forma descentralizada, se evitan así errores humanos, doble carga de datos y se agiliza la operatoria.
Brinda visibilidad de tipos individuales de fallas o tareas de mantenimiento preventivo para reduciendo el tiempo de inactividad en cada caso.
El Software de gestión de activos (CMMS/EAM) puede ayudar a reducir los costos mediante la prolongación de la vida útil de los activos, la optimización de la gestión de inventario, la reducción del tiempo de inactividad de los equipos y las paradas no planificadas y la automatización de informes.
Para prolongar la vida útil de los activos, un CMMS ayuda a monitorear los activos y a desarrollar programas de mantenimiento preventivo, siendo la mejor manera de garantizar que los mismos estén en óptimas condiciones, funcionando correctamente sin alteraciones. Esto permitirá automáticamente la prolongación de la vida útil, lo que a su vez reducirá los costos de reparación, ahorrando tiempo y dinero.
Además, los faltantes y sobrantes de stock generan grandes costos. Por un lado, tener exceso de inventario aumenta los costos operativos, y por otro lado, tener faltantes de piezas o repuestos clave puede llevar a grandes pérdidas de producción y a pagar de más por pedidos apresurados. Las soluciones CMMS permiten la optimización de la gestión de inventario, ayudando a administrar herramientas, suministros, contratos de servicio, garantías y, lo más importante, asegurar que las piezas críticas estén disponibles cuando sea necesario.
Con un CMMS se pueden establecer rangos de cantidad mínima y máxima; enviar alertas por correo electrónico sobre niveles bajos de inventario; proporcionar información detallada sobre los proveedores y los costos de las piezas; generar órdenes de compra cuando sea necesario; realizar el seguimiento de la información sobre el uso y los costos de las piezas y reducir los escenarios de robo.
En cuanto a la reducción del tiempo de inactividad de los equipos y las paradas no planificadas, hay que tener en cuenta el tipo de mantenimiento reactivo. El costo del mantenimiento de equipos defectuosos es mucho mayor al costo del mantenimiento para evitar que esos activos fallen. Un CMMS proporciona toda la información sobre un activo almacenando datos como documentos e imágenes relacionados con las partes de un equipo o activo; números de serie de las piezas; detalles de los proveedores, activos o equipos asociados; rango de cantidad de stock; diiferentes estados, es decir, disponible, verificado, auditado, registrado, en mantenimiento, retirado, etc.
Informes
La creación de informes manuales, la revisión de toneladas de correos electrónicos, hojas de cálculo de Excel y archivadores, son tareas que insumen demasiado tiempo en la gestión de mantenimiento. Con la incorporación de un CMMS, crear y presentar informes es mucho más sencillo y rápido. Al requerir actualizaciones cada vez que se realiza alguna actividad, la base de datos del sistema está siempre actualizada.
A través de estos informes se puede observar el mantenimiento programado regularmente, el mantenimiento inesperado, el tiempo desde la apertura hasta el cierre de la solicitud, los gastos de inventario, las comparaciones entre los tiempos de respuesta del técnico y mucho más.
La automatización de informes a través del CMMS no solo permite ahorrar tiempo en su preparación, sino que también puede mostrar oportunidades para mejoras operativas adicionales y oportunidades de capacitación para que los técnicos mejoren la eficiencia.
Costos
Los proveedores de CMMS generalmente fijan el precio de su software según el método de implementación, el número de usuarios y el nivel de funciones. Los tres planes de precios más comunes son el plan de suscripción por usuario, plan de suscripción mensual y tarifa de licencia perpetua única.
Además del plan a contratar se deben considerar los costos adicionales como la implementación, la capacitación, el soporte y el mantenimiento. Para justificar dichos costos y obtener la aprobación del presupuesto por la alta gerencia, es necesario una estimación del ROI. El Retorno de la Inversión es el resultado económico de la incorporación del software CMMS en un periodo de tiempo. Se calcula de la siguiente manera: ROI CMMS= (Beneficios del CMMS – Costo del CMMS) / Costo del CMMS.
Los beneficios del CMMS se pueden estimar de acuerdo a:
- Aumento de la productividad: para estimar este resultado se multiplican cuatro elementos, obteniendo así el ahorro que implica la disminución de las horas laborales.
- Ahorros en la disminución del tiempo de inactividad: un accidente por falta de un mantenimiento preventivo, implica gastos de repuestos y horas laborales imprevistas.
- Ahorro en los costos de inventario: un stock insuficiente o excedente genera costos adicionales.
- Aumento de vida útil de los activos: una mejor gestión de mantenimiento extenderá la vida útil de los activos y producirá ganancias.
Conclusiones
Podemos concluir que un software de gestión de activos le permitirá ahorrar grandes costos al:
- Disminuir la cantidad de paros imprevistos y reparaciones repetitivas
- Reducir los pagos por horas extras a empleados de mantenimiento
- Conservar e incrementar la vida útil de los activos
- Reducir el tiempo de inactividad y la cantidad de paradas no planificadas
- Tener un mejor control y visibilidad del trabajo de mantenimiento, una trazabilidad completa
- Monitorear la condición de los equipos
- Disponer de Inventarios óptimos
- Automatizar tareas e informes
- Realizar una adecuada distribución del trabajo y los recursos