¿Cómo gestionar obligaciones legales en un SGI?

Por: Dra. Sonia Laura Mora
Experta legal SGI


Muchas organizaciones se encuentran ante el gran desafío de dar cumplimiento a un punto de las normas ISO  9.001, 14.001 y 45.001 que conforman el Sistema de Gestión Integrado referido a la identificación, actualización y cumplimiento a los llamados “requisitos legales”. 

La adopción voluntaria de las normas ISO conlleva la implementación de procesos para determinar, tener acceso, mantener actualizados y dar cumplimiento a los “requisitos legales” y “otros requisitos” que sean aplicables a sus peligros y riesgos para la seguridad y salud ocupacional, a los aspectos e impactos ambientales y a la calidad de sus productos y/o servicios. 

Estas tareas muchas veces exceden las competencias de los departamentos técnicos en materia de calidad, ambiente y seguridad y salud ocupacional con que cuentan las empresas y también, por lo específicas, las competencias de los abogados que las asesoran. Frecuentemente se recurre a la confección de “matrices legales” en formatos Excel que se han copiado de alguna organización o de alguna base general bajada de sitios de internet.  Esta forma habitual de identificar los requisitos legales, normalmente desemboca en hallazgos de auditoría de los entes certificadores clasificados como “observaciones o no conformidades” por falta de identificación de alguna norma legal esencial, por contener normativa derogada, por falta de actualización de algún requisito entre otros. Consecuencias más graves de estas omisiones son la aplicación de importantes sanciones como multas, clausuras, inhabilitaciones por parte de las autoridades ambientales y de trabajo de las distintas jurisdicciones. Y es importante mencionar también los recursos (personas y tiempos) que esta metodología requiere para lograr mantenerla actualizada y generar los reportes que todo sistema de gestión demanda (indicadores, reportes para la Dirección, etc.)

Y es que el sistema legal en Argentina, en materia de ambiente y seguridad y salud ocupacional presenta una complejidad particular. El vasto ordenamiento jurídico, por la forma de gobierno federal, se encuentra integrado por normas nacionales, provinciales y municipales lo que supone una gran dispersión normativa, contradicciones e incompatibilidades, conflictos de competencias y jurisdicciones entre otros. No solo es necesario identificar correctamente la normativa que aplica a una organización, sino que además exige una tarea de interpretación y articulación para determinar exactamente cuál es la obligación legal a cumplir. A ello hay que sumarle la necesaria actualización, ya que estos cuerpos normativos se modifican con frecuencia porque se encuentran en plena evolución.

Estas tareas, hoy en día, requieren de un equipo interdisciplinario entrenado que pueda bajar al caso concreto, de manera simple y efectiva, las obligaciones específicas que aplican a una organización en particular a la vez que mantener esos registros actualizados en forma permanente y en línea para poder disponer de ellos en el momento en que sea necesario.

Actualmente en el mercado existen varios servicios de este tipo, siendo el más completo el que comercializa EJM Asesoramiento Integral, el cual presenta claros beneficios por la posibilidad de simplificar la tarea de identificación y seguimiento de cada requisito legal que incluye actualización continua online, confección de informes y reportes del estado de cumplimiento legal, posibilidad de trabajar aún sin conexión de internet, acceso a una gran base de datos legislativos entre muchos otros. 

Es hora de comenzar de pensar en profesionalizar este aspecto de los sistemas de gestión no solo para evitar incumplimientos, sino para ser proactivo y más productivos en la gestión adecuada del ambiente y en la protección de nuestros trabajadores.